Два вопроса, которые чаще всего задают в поддержку про расписание: «А можно завести групповое занятие на несколько учеников?» и «Как перенести урок на другой день, если что-то сорвалось?». Разбираем оба честно — без «одна кнопка решает всё», зато с рабочей схемой, которая реально работает.
Групповые занятия: как вести, если сервис устроен «один ученик — одно занятие»
Сразу по-честному: TutorJournal не хранит занятие как «группа из трёх учеников» — у каждой записи в журнале ровно один ученик. Групповое занятие технически — это несколько отдельных занятий на одно и то же время, каждое привязано к своему ученику.
На практике это не минус, а даже удобнее. У каждого участника группы своя ставка, свой долг, своя история посещений и своё домашнее задание — всё считается отдельно и автоматически, даже если по факту урок был один общий. Не нужно потом вручную делить общую сумму на троих или выяснять, кто из группы не заплатил, а кто заплатил — напоминания и долги у каждого свои.
Как это завести
- Убедитесь, что все участники группы уже добавлены как ученики.
- Добавьте занятие на нужную дату и время для первого ученика.
- Повторите то же самое для каждого следующего участника — дата и время те же, ученик — свой.
- Если группа встречается регулярно — настройте одинаковый повторяющийся слот в расписании для каждого участника, и дальше система сама будет генерировать занятия на неделю вперёд для всех сразу.
Чтобы визуально не путать, какие записи в журнале относятся к одной и той же группе, добавьте в поле «Заметка» короткую метку — например, «Группа: подготовка к ОГЭ, вт/чт». Тогда при просмотре журнала сразу видно, что это не разные ученики по отдельности, а один сбор.
Перенос занятия на другой день
Здесь важно понимать, что реально происходит внутри. Поменять время в рамках того же дня — можно прямо в карточке занятия. А если нужно перенести на другую дату — специальной кнопки «переместить» нет, и это осознанное решение, а не недоработка: перенос на другой день — это по сути новое занятие, и правильнее оформить его так, а не имитировать одной кнопкой.
Как перенести правильно
- Откройте занятие, которое переносится, и нажмите «Отмена». Статус изменится на «отменено», а если оплата уже была списана с баланса ученика — деньги автоматически вернутся на баланс, без ручных расчётов.
- Добавьте новое занятие тому же ученику на новую дату и время.
- Если нужно — скопируйте заметку или домашнее задание из отменённого занятия в новое (они не переносятся автоматически).
Занимает на 10 секунд больше, чем гипотетическая «одна кнопка», но зато в истории честно видно: было занятие, оно не состоялось по такой-то дате, а состоялось по другой — ничего не потерялось и не задвоилось в отчётах по доходу.
Отмена занятия: что происходит с деньгами
Отдельно про саму отмену, без переноса. Если ученик предупредил заранее и занятие не состоится вообще:
- Статус меняется на «отменено» — занятие остаётся в истории, просто помечено соответствующе, ничего не пропадает из журнала.
- Если занятие уже было отмечено оплаченным и сумма списана с баланса ученика — при отмене баланс автоматически восстанавливается. Не нужно вручную возвращать деньги или пересчитывать долг.
Это особенно удобно при работе с предоплатой пакетом — если ученик заранее закинул деньги на десять занятий, а третье не состоялось по вашей или его причине, баланс не «сгорает» и не зависает в неопределённости: система сама возвращает списанную сумму обратно.
Что делать с постоянными отменами в последний момент
Это уже не про инструмент, а про правила работы с учеником. Если отмены в день занятия повторяются — стоит заранее договориться о политике: например, отмена позже чем за 12–24 часа считается проведённым занятием и списывается как обычно. Занесите это в заметку к ученику при первом же таком случае — так формулировка будет под рукой, если разговор повторится.
Итог
Групповые занятия и перенос дат в TutorJournal не оформлены как отдельные «фичи с одной кнопкой» — зато то, что есть, честно отражает реальность: у каждого ученика группы свой учёт, а перенос через отмену+новое занятие не путает историю доходов. Если уже ведёте расписание в TutorJournal, эти два приёма закрывают почти все реальные ситуации с группами и переносами.
Если пока не пробовали — зарегистрируйтесь бесплатно: до 5 учеников без привязки карты, этого достаточно, чтобы попробовать и группу, и перенос на живых занятиях.
Ведёте группы или часто переносите занятия? Расскажите в комментариях, как выкручивались до этого — сравним подходы.